제안서 작성 방법

목표에 맞게 잘 작성한 제안서는 고객을 확보하고, 제품을 판매하고, 회사가 성장하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 거래를 성사시키기 위한 성공적인 제안서 작성 방법을 알아보세요.

노트북 화면에 표시된 프로젝트 제안서 PDF

제안서란?

사업 제안서 또는 마케팅 제안서는 고객이 특정 제품이나 서비스를 구매하게 하거나 파트너십을 맺기 위한 문서입니다. 때때로 제안서는 새로운 비즈니스 방향이나 제품 판매로 이어지기도 합니다. 이처럼 사업 분야나 규모와 상관없이 제안서는 비즈니스 거래 성사에 있어 중요한 역할을 합니다.

제안서가 필요한 이유

제안서는 일반적으로 특정 고객의 비즈니스 과제 또는 니즈를 반영하게 되며, 고객의 승낙을 받을 수 있도록 작성해야 합니다. 귀사의 제안이 고객에게 가장 적합한 해결책이라는 것을 어필해야 하므로, 고객에게 어떠한 이익을 주는지를 구체적으로 제시해야 합니다. 이에 따라 제안서의 내용이 크게 달라집니다. 깊이 있는 연구조사나 이론이 추가될 경우 내용이 다소 길어질 수 있습니다.

 

또한 특정 프로젝트나 조사 요청을 위한 제안서를 작성해야 하는 경우도 있습니다. 이러한 제안서의 경우 도출된 결과가 고객의 비즈니스 또는 해당 산업 분야에 대한 이해도에 어떠한 영향을 미치는지를 먼저 고려해야 합니다. 고객이 추진하고 있는 또 다른 사업 계획이 있는 경우 제안 내용이 해당 사업과 어떠한 연관성이 있는지를 설명하는 것도 좋습니다.

소파에 앉아 노트북으로 사업 제안서를 작성하고 있는 회사 대표

제안서의 다양한 유형

 

제안서는 비즈니스 또는 분야에 따라 크게 두 가지 유형으로 나뉘며, 고객 요청에 의한 정식 제안서와 고객이 요청하지 않은 비공식 제안서가 있습니다.

 

고객 요청에 의한 정식 제안서

 

고객 요청에 의한 정식 제안서는 RFP(제안 요청서)를 받고 그에 따라 작성하는 것으로, 고객의 요구 사항을 바탕으로 특정 지침을 준수하여 작성하게 됩니다. 여기에는 제품 및 서비스 요구 사항, 자격 조건, 계약 기간, 비용 및 성공 사례 등이 포함됩니다.

 

고객이 제안서를 요청했다는 것은 귀사를 파트너로 고려하고 있다는 의미입니다. 고객은 이미 요구 사항을 제시한 상태에서 여러 옵션 중 가장 적합한 것을 선택하기만 하면 됩니다. 따라서 제안서 작성이 비교적 수월할 수 있습니다.

 

고객 요청에 의한 제안서를 작성하려는 경우 그래프, 이미지, 사례 연구 등을 포함하여 프레젠테이션을 더욱 전문적으로 구성하세요. 잘 만들어진 프레젠테이션을 통해 명확하고 직관적으로 정보를 제공할 수 있을 뿐 아니라 다른 경쟁자와 차별화할 수 있습니다.

 

 

고객이 요청하지 않은 비공식 제안서

 

고객으로부터 요청받지 않은 제안서를 비공식 제안서라고도 합니다. 기존 고객 또는 잠재 고객이 귀사의 프로젝트에 관심이 있거나 파트너십을 맺고자 한다면 정식으로 제안서를 요청할 것입니다. 그러나 고객으로부터 요청받지 않은 비공식 제안서의 경우 특정한 지침이 없어 작성하는 데 어려움을 느낄 수 있습니다. 또한 고객의 예산이 충분한지 알 길이 없습니다. 이 경우 고객의 니즈에 집중하여 파트너십을 통해 고객이 어떠한 이익을 얻을 수 있는지를 보여주는 구체적인 수치를 제시하면 도움이 될 수 있습니다.

 

명확한 내용을 담은 Word 문서와 간단한 커버 페이지로 정보를 간결하게 전달하는 것이 좋습니다. 시간이 많지 않은 경우 글머리 기호로 강조된 주요 사항만을 담은 이메일 형태로 비공식 제안서를 전달할 수도 있습니다. 이처럼 비공식 제안서는 고객 또는 상황에 따라 크게 달라질 수 있습니다.

 

 

 

제안서 작성 방법

 

해당 분야 조사

 

제안서를 작성하기 전에 해당 분야나 경쟁사의 제안서 샘플을 찾아보세요. 일반적인 구조와 내용을 파악하여 업계 표준의 내용을 적절히 반영하는 것도 좋습니다. Adobe Stock의 사업 제안서 템플릿 또는 Adobe Spark의 예제가 도움이 될 수 있습니다.

 

다양한 옵션 제시

 

한 가지 솔루션만 제시하지 마세요. 고객의 과제를 해결할 수 있는 다양한 옵션을 제시하는 것이 좋습니다. 최상의 시나리오와 적절한 수준의 옵션 그리고 비용 효율적인 옵션, 총 세 가지 옵션을 마련한 다음 프로젝트 기간과 예산, 결과를 바탕으로 구성하세요. 옵션을 제시할 때는 고객이 주도권을 가질 수 있게 하고, 고객의 프로젝트 변수를 고려했음을 어필해야 합니다. 고객이 가장 낮은 수준의 옵션을 선택했다면, 적절한 설명과 함께 중간 수준의 옵션으로 업그레이드하도록 조율해 보세요.

 

최대한 간결하게

 

긍정적인 결과를 얻으려면 제안서의 내용을 최대한 간결하게 유지하세요. 보는 사람이 읽기 쉽게 하고 요점을 명확히 밝혀야 하므로, 지나치게 긴 설명이나 너무 많은 수식어는 피하도록 합니다. 또한 완성된 제안서를 고객에게 보내기 전에 다시 한번 검토해 보세요. 오타나 내용상의 오류는 고객의 신뢰를 잃게 할 수 있습니다. 따라서 최종적으로 각별한 주의를 기울여 확인해야 합니다.

노트북에 제안서 디자인이 있는 이미지와 태블릿 디바이스에 표시된 제안서 디자인 이미지

제안서에 포함할 내용

 

제안서의 내용은 해당 프로젝트에 따라 달라지지만, 대부분의 제안서 개요에는 다음과 같은 몇 가지 공통 요소가 포함됩니다.

 

제목

 

제목 페이지에는 제안서를 받는 회사명과 담당자 이름을 넣습니다. 제안서 제출 날짜와 본인의 연락처 정보도 기재합니다.

 

 

목차

 

제안서 내용이 긴 경우, 섹션의 각 페이지 번호가 있는 목차를 넣으세요. 고객이 필요한 정보를 찾기 위해 여러 섹션을 뒤적거리지 않아야 합니다.

 

개요

 

제안서의 중요한 섹션은 바로 개요 부분입니다. 개요에서는 제안서의 목적을 명확히 밝히고 귀사의 접근 방법이 고객의 요구에 어떻게 부합하는지 강조합니다. 제안서의 모든 내용을 요약할 필요는 없지만, 대략적인 내용을 간단명료하게 명시해야 합니다.

고객의 비즈니스 과제 언급

 

고객의 비즈니스 과제를 명확하게 파악하고 있음을 강조합니다.

 

접근 방법

 

고객의 과제를 해결하기 위한 접근 방법을 명시해야 하며, 높은 수준의 전략을 중심으로 설명합니다.

 

방법론

 

개요에서 밝힌 접근 방법을 어떻게 실행할지 상세하게 설명합니다. 고객의 과제를 어떻게 해결할지 세부 사항과 설명을 포함하는 것이 좋습니다. 하지만 지나치게 상세하게 설명하지 않도록 합니다. 과도한 정보로 인해 고객이 부담을 느낄 수 있습니다.

 

자격 조건

 

귀사가 해당 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있음을 어필합니다. "회사 소개"와 같이 귀사가 어떤 회사인지, 자격이 얼마나 충분한지를 설명합니다. 이전 프로젝트 내역이나 고객 성공 사례, 사례 연구 또는 기존 고객의 호평을 통해 귀사를 선택해야 하는 이유를 어필하는 것도 좋습니다.

 

 

프로젝트 기간

 

단계별 일정표를 통해 프로젝트의 스케줄과 주요 요소를 일목요연하게 표시합니다. 목록을 사용하는 것보다는 설명 선을 사용하여 프로젝트 일정을 명확히 표시하고, 성공적인 진행을 나타내는 벤치마크를 사용하세요.

 

 

가격

 

가격, 지급 일정, 법률 정보를 위한 섹션을 추가합니다. 가격의 경우 고객의 기대치를 반영하여 세부적으로 표시하는 것이 좋습니다. 법률 팀이 개입되어 있어 관련 정보를 포함해야 하는 경우 내용이 너무 길다면 별도의 섹션을 마련하시기 바랍니다.

 

서명

 

제안이 받아들여질 경우를 대비하여 서명란을 만들어 둡니다.

Adobe Sign을 이용해 모바일 디바이스에서 프로젝트 제안서에 서명하는 이미지

Adobe를 통해 프로젝트 승인까지

 

제안서가 완료되었으면 고객의 서명을 받기 위해 보내야 합니다. Adobe Acrobat과 Adobe Sign에서 전자 서명을 사용하면 서명을 더 빠르게 받을 수 있습니다. Microsoft 365, Box, Dropbox 등의 앱에서 바로 문서를 신속하게 보낼 수 있습니다. 서명 프로세스를 가속화하고 성공적인 제안서로 새로운 비즈니스 거래를 성사시켜 보세요.

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