Adobe Acrobat DCでテレワークをストレスフリーに!便利な機能と利用シーン

 

働き方改革の一環として、テレワークの導入を進める企業が増えています。

 

 

しかし一方で、紙の書類や捺印などのためにやむを得ず出社するなど、不便を感じているビジネスパーソンも多いようです。

 

 

そうしたストレスを解消するためのツールとして、Acrobat DCの便利な機能と活用法をわかりやすく解説します。

はじめに

 

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アドビでは、テレワークの経験があるビジネスパーソン500名を対象として、テレワークのメリットや課題について調査を行ないました。

 

 

そのなかで「テレワークを実施して感じた業務上の課題」を尋ねたところ、64.2%の方が「紙書類の確認や捺印などでやむなく出社した経験がある」と回答しました。

通勤や移動の時間を短縮できるのがテレワークのメリットであるのに、紙書類のためにわざわざオフィスに出向いていては本末転倒です。

 

 

ここからはテレワークに最適なAcrobat DCのさまざまな機能を紹介します。どこにいてもPDFの作成・編集・共有を行なえるAcrobat DCを活用して、快適なテレワーク環境を実現しましょう。

 

 

Acrobat DC とは

 

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Acrobat DCは、世界中で活用されているPDFソリューションです。どこにいても、あらゆるデバイスからドキュメントにアクセスできるため、テレワークを円滑に進めるのに最適なツールのひとつです。

 

 

Acrobat DCを使ったことのない方、ほかのPDFソフトとの違いがわからない方も多いでしょう。Acrobat DCにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

Acrobat DCを試したくなる理由

 

1. 豊富な機能

 

PDFを作成するだけでなく、変換・編集・共有・署名など、あらゆる機能が備わっています。

 

 

2. マルチデバイス対応

 

マルチデバイス対応とは、パソコン、スマホ、タブレットといった種類の異なるデバイスでも同様に利用することができ、ひとつのコンテンツを別のデバイスから見ても、同じ内容を表示できるということです。文字が正確に表示できない(文字化け)、バージョンやOSの違いでファイルが開けないといった心配がなく、どんなデバイスでも文書を正確に表示することができます。

 

 

また、クラウドによるデバイス間のデータ同期にも対応しています。パソコンで修正した内容は、モバイルで閲覧する際にも反映されるので、外出先でのチェックもかんたんに行なえ、いつでもどこでも書類の対応をすることができます。

 

 

3.  外部クラウドとの連携

 

Acrobat DCは、Dropboxやbox、OneDriveなど他のクラウドストレージとの連携にも対応しています。たとえば、Acrobatから直接box内のWordファイルをPDF化できるなど、既存のシステムやソリューションを活用しながら、より効率的にドキュメント管理ができるようになります。

Acrobat DC 機能の紹介

 

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ここからは、Acrobat DCに備わっているさまざまな機能を紹介します。

 

PDFの作成

 

Acrobat DCを使えば、Officeのファイルや画像、Webサイトのページに至るまで、ほぼすべてのファイルをかんたんな操作で高品質なPDFに変換することができ、ファイルの圧縮・分割・融合も瞬時に行なえます。作成したPDFはデスクトップパソコンはもちろん、タブレットやスマホでも、見やすく表示することができます。

 

 

▼Microsoft Office ⽂書を PDF に変換

Word、Excel、PowerPointといったMicrosoft Office文書を、PDFに変換することができます。

 

▼スキャンして PDF を作成

スキャンした文書や画像をPDFに変換することで、ドキュメント内の文字の検索、編集が可能になります。

 

▼Webページを PDF に変換

Webページのリンクや設定を維持したまま、PDFに変換することができます。レイアウトや書式も元のWebページとまったく同じです。ウェブページの共有やレビューには手間がかかりますが、PDFにすることで共有や印刷もかんたんに行なえます。

 

▼PDF の圧縮・分割・融合

高度な知識やテクニックがなくても、以下のような処理が可能です。

 

・サイズを小さくしてWebでの表示を高速化する

・ページ数が多すぎるファイルを、章ごと、ページごとに分割する

・複数のファイルをひとつのファイルにまとめる

 

▼印刷機能で PDF 作成

印刷オプションでPDFを選択するだけで、高品質なPDFファイルを作成できます。

 

 

PDFの変換・編集

 

Acrobat DCを使えば、PDFをすばやく、ほかのファイル形式に書き出すことができます。PDF内でテキストを編集することも可能です。

 

[変換]

 

▼PDF を Microsoft Office365 形式に変換
PDFをWord、Excel、PowerPointといったMicrosoft Office 365の形式に変換することができます。手間のかかる修正や打ち直しも、この機能を使えば効率よく仕事を進めることができます。

 

▼JPG 画像に変換
Acrobat DCの変換ツールを使うことで、PDFをTIFF、PNG、JPG形式に変換できます。画像品質を落とすことなく変換することができます。

 

▼既存のフォームを⼊⼒可能な PDF に変換
WordやExcelで作成したファイルや、紙をスキャンした文書を電子フォームに変換できます。静的なフォームフィールドは自動認識し、入力可能なテキストフィールドに変換され、チェックボックスの作成もかんたんです。

 

 ▼2つの PDF の⽐較
ファイルを何度も改訂すると、どこが変更されたのかわからなくなってしまうことがあります。そのような場合には、Acrobat DCのファイル比較機能を使うことで、変更点を瞬時に把握できます。レビュー担当者にはうれしい機能と言えるでしょう。

 

[編集]

 

▼PDFの編集
PDF内のテキストや画像を直接、変更できます。PDFを書き出した元のファイルが見つからない場合でも、かんたんにコンテンツを編集することができ、ページ全体を編集するときも新しい項目を追加した際は自動的に調整されます。

 

▼プリントの表組みをスキャンしてデータを編集
OCR(光学文字認識) 技術により、スキャンして作成した文書や画像からテキストを抽出したり、編集可能なPDFに変換することができます。Officeと連携しているので、編集も容易でアーカイブにも最適です。

 

▼PDF ページの並べ替え・削除・回転
ドラッグ&ドロップするだけでページの順番を並べ替えることができます。不要なページを削除する、ファイルの向きを変えるといった編集もかんたんな操作で行なえます。

 

 

PDFの共有・署名・保護

 

Acrobat DCを使えば、あらゆるデバイスから共同編集、レビューを行なうことができます。電子サインを収集することもできるため、書類に承認のサインをもらうためにわざわざ出社する必要がありません。

 

[共有とレビュー]

 

▼ほかの人とファイルを共有
リンクを共有してレビューし、すべてのフィードバックを1か所に収集できます。レビューコメントをする際にログインや別のソフトは必要なく、あらゆるデバイスからアクセスが可能です。そのため、レビュアーから個別にメールを受け取り反映するといった手間が省けます。

▼レビューとコメントができる
シンプルな注釈ツールで、すべてのフィードバックを一元管理することができます。

 

[署名]

 

▼署名の収集
法的拘束力のある電子サインを、オンラインですばやく収集できます。ホームビューとメール通知で、署名待ち・署名済みといったステータスを常に把握できます。

▼⼊⼒と署名
キーボードや指を使って、どこからでも電子的にサインができます。印刷、郵送も不要になり、効率的に署名の収集が可能です。

 

[保護]

 

▼パスワードと権限の設定
パスワードを入力しなければPDFを表示できないように設定することで、不正アクセスからファイルを守ることができます。機密情報を取扱う際にはこうした機能を活用してファイルを保護することが必要になります。

▼ロック解除・削除
パスワード保護が不要になったときは、権限を持ったユーザーが制限を解除できます。

 

その他

 

これまで紹介した以外にも、Acrobat DCにはさまざまな便利な機能があります。

 

▼PDF のオンライン保存・共有
Adobe Document Cloudを使用すれば、サイズの大きなファイルをオンラインで共有・保存できるようになります。ファイルはパソコンやモバイルデバイスで管理することできます。

 

▼ストレージサービスと連動
DropboxとAdobe Signを連携させることで、Dropboxに保存されたPDFにアクセスして作業できるようになります。変更内容はDropbox内に自動的に保存されます。

 

▼署名を同期
Adobe Acrobat Reader モバイル版アプリを使って署名の写真を撮影すると、ほかのデバイスで文書に署名する際にも使用できるようになります。保存した署名はAdobe Document Cloud に自動的にアップロードされ、すべてのデバイスに同期されます。

 

▼モバイルアプリ
モバイル版アプリ(無料)を使えば、自宅や外出先からでもPDFの作成・入力・署名が行なえるようになります。

詳細はこちらから:Adobe Acrobatの機能|Adobe Acrobat DC

 

 

Acrobat DC の機能を使ってテレワークをストレスフリーに

ここからは、実際にAcrobat DCをテレワークに導入した際の活用事例を紹介します。

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使⽤例 1・撮影した書類を PDF にしてメールで提出

先述のアドビによるテレワーク調査で、「テレワークを実施して感じた業務上の課題」としてもっとも多かった回答は「会社にある紙の書類を確認できない(39.6%)」でした。「プリンタやスキャナがない(36.2%)」と回答した人も多く、ハードウェアがひとつの課題となっていることがわかります。

 

 

課題のひとつである「スキャナ」は、無料スキャンアプリ「Adobe Scan」を使うことで解決できます。このアプリを使用すれば、書類をスマホのカメラ機能で撮影するだけで、その写真を PDF に変換することができるので、紙の⽂書のデジタル化に最適です。

 

Adobe Scan(モバイル版アプリ)

 

 

Adobe Scanで作成したPDFは、テキスト情報とカスタムフォントを備えているので、修正対応もかんたんです。PDF変換後も、元のファイルと同じような外観が維持されるので、捺印が必要な書類の送付などに重宝します。

使⽤例2・フィードバックの収集がかんたん

全員が1か所に集まるオフィスとは異なり、テレワークではそれぞれが別の場所で作業をします。そのため、メンバー全員から同時にフィードバックをもらうのは困難だと思う方も多いかもしれません。

 

 

フィードバック収集のために書類を印刷してから発送、戻ってきた書類を取りまとめてから修正となると、その工程の多さに頭を抱えてしまうでしょう。

 

 

しかしAcrobat DCを使えば、全員が同じPDFにアクセスしてコメントをつけることができます。レビュー担当者がファイルを開いたときやコメントを追加したときは、リアルタイムで送付者に通知されるので、フィードバックの取りこぼしもありません。

 

 

また、タイムスタンプによって、ファイルが改訂・承認された日時がわかるので、いつでも最新のレビューを見て修正に対応することが可能です。

使⽤例3・印刷要らずの署名機能で稟議をラクに

テレワークを導入しても、稟議書等の承認をする、または得るために出社しなければならず、不便を感じている方も多くいるのではないでしょうか。

 

 

Acrobat DCを使用すると、任意のフォームを作成して電⼦サインを収集できるため、スピーディに稟議の承認を得ることが可能です。署名ツールを使えば、どこにいてもあらゆるデバイスから署名ができるため、「会社のパソコンからでないと承認できない」という不便も解消されます。

 

 

また、ホームビューとメール通知で⽂書をトラックできるので、署名待ち/署名済みといったファイルのステータスをかんたんに把握することができます。

 

まとめ

ここでは、Acrobat DCの便利な機能とテレワークでの活用事例を紹介しました。

 

Acrobat DCを活用すると、紙の書類のために出社するストレスから解放され、テレワークをよりスムーズに行なえるようになります。さまざまな機能を試してみて、自社にあったテレワークの導入方法を検討しましょう。

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