電子サインはどんな書類に有効?

知っておきたい基礎知識

 

 

オンラインで契約を結ぶ際に便利な「電子サイン」。導入のメリットや仕組み、どのような書類に効力があるのかを解説します。

 

 

近年、働き方改革やリモートワークの増加にともない、紙書類のペーパーレス化が加速しています。そうした流れも相まって、ビジネス書類においてもハンコを押す習慣を見直し、「電子サイン」や「電子署名」に切り替える企業が増えています。

 

電子サインと電子署名は、名前が似ていることから同じものだと思われている方も多いかも知れません。

しかし、それぞれ文書の署名におけるアプローチ方法は明確に異なります。そこで、本記事では「電子サイン」にフォーカスして、概念や仕組み、導入にあたって押さえておきたいポイントについて解説していきます。

 

 

1.  手軽に本人確認ができる電子サイン

 

 

電子サイン(Electronic Signatures)とは、電子文書における作成者を示すデータのこと。ハンコと同様に「この書類をサインしている本人が作成した」ことを示すために使用されます。

 

そのため、手書きの署名をスキャンして画像で貼り付けてもいいですし、「この文書は私が作りました」という音声データを貼り込んでもいいのです。

電子サインは、それくらい広い意味で定義されています。

 

電子サインの署名者の認証は、メールアドレス、パスワード、企業IDなどを用いて行われます。本人認証に、第三者認証機関から発行される「証明書ベースのデジタルID」が必要となる電子署名より、導入ハードルが低いといえるでしょう。

 

 

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現在、ハンコは文書の重要度に応じて使い分けられることがほとんど。

不動産の購入や相続など重大な契約においては、印鑑登録(役所へ登録しておくことで「自分だけの印鑑である」ことを証明できる制度)された実印が用いられるのが分かりやすい例でしょう。

 

しかし、印鑑登録証を偽造していたとしたら、もはや実印は本人証明の役割を果たせません。

このようにハンコには欠陥があるものの、ハンコへの社会的信頼が強いことから、「この文書がどうやら本当にこの人が作成したらしい」という確からしさが補われているのです。

 

電子文書で、本人証明による法的拘束力を持たせたい場合には、ハンコに代わるものが必要です。それが電子サインの役割になります。

 

 

 

2.  電子サイン導入で得られる4つのメリット

 

メリットは大きく分けて4つ、次のように整理できます。

 

 

 

メリット1:印紙税の削減

 

 

 

売買や請負の契約書、継続的取引の基本契約書、領収書などを紙で作成すると収入印紙を購入して、貼り付けなくてはいけません。

また、契約書などは契約金額に応じて、国税庁に印紙税額を細かく規定されています。しかし、電子文書には収入印紙が不要と認められているため、印紙がかかりません。

 

 

 

メリット2:業務効率化

 

 
見積書や契約書の発送を例にとると、文書の作成~印刷~封入~郵送というプロセスが生じ、時間も人手も掛かります。電子サインなら、ブラウザとアプリケーションが使える環境さえあれば、メールを利用してどこからでも送信することができます。
 
 

 

メリット3:文書管理コストの削減

 

 

紙文書は原本を保管する場所が必要です。社内に保管場所がなく、倉庫を借りているケースでは管理コストが掛かります。

また、文書ごとに保管期間や紛失防止にも気を配らなくてはいけません。

その点、電子サインを付与した電子文書であれば、クラウドやストレージに保存できるので、管理にまつわる負荷が削減できます。検索性も高くデータを見つけ出しやすいので、いざというときに文書を探し出す労力も減ります。

 

 

 

メリット4:コンプライアンスの向上

 

 

電子サインはいつ誰が押したのか、履歴が電子文書に残るため、ハンコに比べると改ざんは難しいといえるでしょう。つまり電子サインの耐改ざん性(改ざんされにくさ)により、社内コンプライアンスの向上が期待できます。

 

 

 

3.  電子サイン向きの書類を把握しよう

 

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電子サインのデメリットとしては、取り交わした文書を撤回しにくい点が挙げられます。

ハンコを押した紙文書であれば、原本の返却で無効になるのですが、電子文書は返還の概念をどう定義するかが難しくなります。そのため、撤回にあたっては、撤回の連絡を受け取った旨の受領証に電子サインをしてもらう等の措置が必要になります。

 

また、電子化により文書の保管が容易になるとはいえ、保存に関する配慮は必要です。メールベースでの保存は避けることが望ましいでしょう。

とりわけ、電子帳簿保存法対応にあたっては、税務調査が入った場合、保管しているすべてのメールを開示する必要が生じる可能性もあります。そのため、取引が増えても問題ないように、電子文書の種類ごとに応じて、基幹システムやクラウドへの保存といった方法をしっかりと定めておく必要があります。

 

また、文書の中には、これまで実印や会社代表者の登録印(いわゆる社長の実印)を用いてきた重要な契約書や、公証や登記手続きが必要な契約など、電子サインに向かない種類もあります。

そこで、導入にあたってはどの書類に付与することが適切なのかを、きちんと理解しておくことが求められます。

 

 

 

4.  電子サインが適しているのは社内承認

 

 

では、電子文書の作成者について、電子サインはどのような方法で証明しているのでしょうか。Adobeの電子サイン製品の「Acrobat DC」と「Adobe Sign」を例に挙げて説明します。

 

 

 

まず、「Acrobat DC」ですが、手書きのサイン画像や三文判・認印の代わりとなる名前入りスタンプをPDFに押せる機能が備わっています。これは、紙文書にゴム印を押す場合と同様の意味合いを持ちます。

 

ただし、スタンプを押すうえでユーザー情報の設定が必要になるため、誰がいつ押したのかというログがPDFに残ります。これは、本人が作成したという証拠には一応なりえますが、訴訟における証明は煩雑になりがちなため、対外的な利用よりも社内承認などに向いています。

 

次に、「Adobe Sign」ですが、こちらはクラウドで文書に対する処理をだれが、いつ、どこから、なにをおこなったかとう粒度で追跡して、その記録を残せるものになります。記録を署名済みの文書を対応づけることでその証拠性を担保し、「Acrobat DC」のスタンプ機能と比較すると、「本人であること(本人性)」と「改ざんされにくさ(非改ざん性)」はより強固なものになります。

 

その理由としては、なりすまし防止のためのワンタイムパスワードの入力や二段階認証の仕組み、電子文書を送付した相手方のメールアドレスとサインのログを結び付けているから、などが挙げられます。

 

「Adobe Sign」は、社内向けの雇用関連書類はもとより、社外向けの営業関連契約、秘密保持契約、ライセンス契約などにも活用できます。ただし、定期建物賃貸借契約など紙文書での締結が法令で要求されている一部の契約書類は適用外になるので、対象となる文書についての確認が必要です。また、実印や代表者印を使うような重要な契約書は「電子署名」が適切でしょう。

 

 

 

5.  電子サインを導入するためのステップ

 

 

ハンコでの処理がメインだった企業が電子サインを取り入れるにあたって、まずは次のようなステップをおすすめします。

 

1. 現在、実務レベルでどのような文書を処理していて、誰がどのようなフローで承認しているのかを整理する。

 

2. 自社でどのような文書管理規程を設定しているのかを確認する。

 

これらは、電子サインの運用がその規程に沿うかどうかを判断するために必要となる作業です。このときに意識しておくといいのは、業務プロセスを棚卸ししてみるということ。どんなシステムを導入するときでも、一番重要なのは「そもそもどういう業務をしているか」を把握することです。その上で、電子サインをどのように組み込めば、効率的なのかを検討することをおすすめします。

 

見直しには手間が掛かるかもしれませんが、電子サインが必要な文書の発生頻度や決裁フローを整備して、導入とセットでワークフローを設計することができれば、その後の労力コストが格段に削減されるはずです。

 

なお、「Acrobat DC」と「Adobe Sign」の2つは、特別なソフトウェアを必要としない個別アプリケーションのため、基幹システムを変更する必要はありません。短期間で導入でき、スムーズに運用することができます。

 

 

6.  電子サインは業務のペーパーレス化に欠かせない

 

 

電子文書に法的拘束力を持たせることができる電子サインは、社外との契約書の取り交わしをはじめ、社内における稟議書の承認にかかる時間を大幅に短縮できます。

 

また、ペーパーレス化により間接業務全般の効率を目指す企業にとって、必要不可欠なシステムだといえるでしょう。

 

リモートワークが推奨される昨今、文書のやり取りをオンラインで簡素化する取り組みは待ったなしの状況。まずはワークフローの見直しとあわせて、検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

【関連URL】

 

Adobe Sign ユーザーガイド

https://helpx.adobe.com/jp/sign/user-guide.html

 

Adobe Sign 入門ガイド

https://helpx.adobe.com/jp/sign/using/get-started-guide.html#

 

Adobe Sign体験ツアーヘようこそ

https://www.adobesigndemo.com/jp/demo/send

 

<Adobe Sign活用方法>署名を依頼する | Adobe Document Cloud

https://www.youtube.com/watch?v=JZs-c3In7NI

 

 

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取材協力:宮内宏さん

 

弁護士。電子契約,電子文書保存,電子文書の法的有効性確保,電子帳簿保存法対応,IT法務等に豊富な実績を持つ。著書に『改訂版 電子契約の教科書〜基礎から導入事例まで〜』(日本法令)など。

 

(執筆:末吉陽子 編集:ノオト)

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