働き方改革とは?労働生産性向上を実現させる方法を解説

 

「一億総活躍社会」を掲げ、政府が推進してきた働き方改革。長時間労働是正の観点から従業員のノー残業や早帰りの実現を目指している経営者も多いことでしょう。

そこで今回は、働き方改革の実現に欠かせない「労働生産性」を向上させる方法について解説します。

 

働き方改革とは

 

そもそも「働き方改革」とは一体、どんな政策なのでしょうか。2019年4月1日から順次施行されている働き方改革関連法案で特に注目したい「時間外労働の上限規制」、「年次有給休暇の確実な取得」、「正規・非正規の不合理な処遇差の解消」についてまとめました。具体的な内容を、ひとつずつ見ていきましょう。

 

 

時間外労働の上限規制

 

大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から、時間外労働の上限規制が導入されました。法改正のポイントは以下の通りになります。

 

(参照:時間外労働の上限規制 わかりやすい解説 | 厚生労働省

 

 

・休日労働を含まない時間外労働の上限は、原則月45時間・年360時間。臨時的で特別な事情がなければ、これを超えることはできない

 

 

・臨時的で特別な事業があって労使が合意する場合でも、時間外労働は年720時間以内、時間外労働+休日労働は月100時間未満、2〜6ヶ月平均80時間以内とする

 

 

・原則である月45時間を超えることができるのは、年6ヶ月まで

 

 

・「所定外労働時間」ではなく、「法定外労働時間」の超過時間で法違反の有無は判断される

 

上記に違反すると6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。

 

年次有給休暇の確実な取得

2019年3月までは年次有給休暇の取得日数について使用者に義務はありませんでした。しかし、2019年4月から年5日の年次有給休暇を労働者に確実に取得させることが全ての使用者に義務づけられました。法改正のポイントは以下になります。

 

(参照:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説 | 厚生労働省

 

 

・対象者は年次有給休暇が10日以上付与される労働者になり、管理監督者や有期雇用労働者も含まれる

 

・使用者は労働者ごとに年次有給休暇を5日取得させる義務がある(付与した日から1年以内。取得時季を指定)

 

・年次有給休暇の取得時季について、使用者は労働者に意見を聴取する義務がある。また、できる限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、取得した意見を尊重するよう努める必要がある。ただし、既に5日以上の年次有給休暇を請求・取得している労働者に対しては、時季指定する必要はない(することもできない)

 

・使用者は労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければいけない

 

・休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項(労働基準法第89条)になるため、使用者が年次有給休暇の時季指定を実施する場合、時季指定の対象者となる労働者の範囲と時季指定の方法などについて就業規則に記載する必要がある

年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合や使用者による時季指定を行う場合に就業規則に記載していない場合は、30万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。また、労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合も、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる場合があります。

 

正規・非正規雇用労働者間の不合理な待遇禁止(同一労働同一賃金)

正社員と非正社員の格差をなくすために、2020年4月1日(中小企業は2021年4月1日)から同一労働同一賃金が施行されました。これまでも労働者間の格差を是正するガイドはありましたが、罰則がなく表現も曖昧だったため、今回の法改正でより明確になっています。法改正のポイントは以下の通りです。
 

(参照:雇用形態に関わらない公正な待遇の確保 | 厚生労働省

 

 

・仕事内容や配置転換の範囲、仕事内容変更の範囲が同じ非正社員と正社員の賃金に不合理な待遇差を設けてはいけない

 

 

・不合理な待遇格差を解消するためのガイドラインを明確に定め、規定の解釈を明確に示す

 

 

・非正社員は正社員との待遇差の内容や理由について、使用者に対して説明を求めることができる。また、説明を求めた労働者に不利益が起こらないよう使用者は規定を定める必要がある

 

 

・使用者と労働者との間の紛争を裁判せず解決する「行政ADR」を整備し、非正社員であってもプライバシーが守られる体制を使用者はつくる必要がある。(「行政ADR」を整備することで、都道府県労働局管轄のもと、無料・非公開で労働者は企業側と紛争解決の手続きができるようになる)

上記に違反しても罰則はありませんが、不合理な待遇を行っている企業は非正社員から正社員との待遇格差について差額請求を受けるリスクがあります。対応を誤ると重大なトラブルになる恐れがあるので、注意が必要です。

 

 

労働生産性とは

 

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長時間労働を是正しながら企業が利益を上げ続けるために重要になるのが、労働生産性の向上です。

 

 

生産性とは投資資源と産出の比率を指します。投入した資源に対して産出の割合が大きければ大きいほど、生産性が高いことになります。つまり、労働生産性は以下の計算式で求めることができます。

労働生産性=アウトプット(付加価値・生産量など)÷インプット(労働投入量「労働者数・労働時間」など)

よって労働生産性を高めるためには、アウトプットを維持しながらインプットを減らすか、インプットを維持しながらアウトプットを増やす必要があります。

 

 

しかし、2018年度のOECDデータに基づく日本の労働生産性は時間あたり46.8ドル(4,744円)で、OECD加盟国36カ国中21位。主要先進7カ国でみると1970年以降、最下位の状況が続いています。

 

(参照:労働生産性の国際比較2019 | 日本生産性本部

 

労働生産性向上のためにできることは?

 

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では、労働生産性を向上するために、何をすればいいのでしょうか。具体的な打ち手を見ていきましょう。

業務の棚卸

まず大切なことは業務の全体像を把握し、課題を可視化すること。その上で、会社全体で取り組むもの、部署またはチームで取り組むもの、個人で取り組むものを分類し、役割分担や優先順位づけを行います。

 

 

そして、誰がどのようなタスクを抱えているのかを洗い出し、各々に業務量は適切に振り分けられているのか、作業の優先順位は適切かなどを見極めることもポイント。

この『業務の棚卸し』をすることで、業務の無駄をなくすことにつながるのです。
 

 

また、個人でできる取り組みとして、スケジュールを可視化することも大切。1日または週単位でタスクを洗い出し、各業務の期限を設定しましょう。そうすることで、業務の抜け漏れが防止でき、生産性向上につながります。

社員のモチベーション管理

従業員の能力・スキルだけでは生産性向上は見込めません。どんなに能力やスキルが高い従業員でも「意欲=モチベーション」がなければ成果にはつながりにくいからです。

 

 

生産性を高めるためには従業員のモチベーションを管理することが欠かせないのです。では、従業員のモチベーションを保つにはどうすればいいのでしょうか。

上司や同僚・部下とコミュニケーションがうまく取れず、人間関係が築けないとモチベーション低下につながります。そのような事態を回避するためにも、社内のコミュニケーションを活性化し、心理的安全性の高い職場をつくることが大切です。

 

 

気軽に悩みやキャリアについて相談できる1on1の実施やコンプライアンス相談窓口の設置、エンゲージメントサーベイの活用などを通じて、従業員の声に耳を傾ける文化を醸成しましょう。

目的・目標を明確にする

「何のためにこの仕事をしているのかわからない」という目的や目標を見失っている状態は従業員のモチベーション低下につながります。従業員に「なぜ、これをやる必要があるのか」腹落ちしてもらうためにも、経営の目的や組織としての目標を明確化することが大切です。

  • リンク:テレワーク導入時のコミュニケーションの課題 

明確な評価制度を設ける

「自分はこれだけ成果をあげているのに評価されない」「なんであの社員ばかり評価されるのか理解できない」など、こうした不満や疑問は従業員のモチベーション低下につながります。

 

 

経営理念やビジョン、事業計画から逆算した目標を設定し、その達成度合いに応じた明確な評価制度を設けることが重要です。誰もが納得する明確で公平な評価制度があれば、従業員の納得度も高まり、モチベーションの向上にもつながるでしょう。

ナレッジマネジメント

従業員一人ひとりが持つナレッジを社内で共有し企業全体の生産性向上につなげる経営手法をナレッジマネジメントといいます。その手法は業界・業態によって様々ですが、わかりやすい例でいうと、一人ひとりのスケジュールや顧客情報をデータベース化して全員が閲覧できるようにするものや、朝会・全社会などもナレッジマネジメントと言えます。

 

 

ナレッジマネジメントを行うことで、業務の効率化が期待できます。個人の情報を社内で共有する際は、暗黙知(ベテラン従業員のカンやノウハウなど、人にうまく説明できない経験や知識)を言語化・可視化して共有することが重要です。

IT ツールの積極的な導入

ITツールを積極的に導入し、活用することも労働生産性を高めるためには重要です。ITツールといっても「コミュニケーションツール」、「タスク管理ツール」、「業務効率化ツール」など、様々なツールがあります。

コミュニケーションツール

働き方改革の一環として、近年テレワークを導入した企業も多いのではないでしょうか。働く場所や時間帯が柔軟になる一方で、従業員同士のコミュニケーションが課題になっているとアドビの調査でも分かりました。

 

(参照:アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表

 

 

コミュニケーションツールは、課題に上がっている従業員同士のコミュニケーションを円滑にすることが可能です。1対1のチャット機能はもちろん、チームやプロジェクト毎に立てられるグループチャット機能、音声通話機能やタスク管理機能があるツールもあります。

タスク管理ツール

仕事の生産性を上げるために、タスク管理はとても重要です。タスク管理をして可視化することで、仕事の優先順位をつける、期日を把握することができる、各々の業務量の調整が可能となる、などのメリットがあります。また、仕事の目的を理解できるようになり、従業員のモチベーション向上にもつながります。

 

 

タスク管理ツールには、個人管理に適したツール、チームやプロジェクト管理に適したツールなど、様々あります。用途を明確にした上で導入するといいでしょう。

業務効率化ツール

企業の課題に合ったツールを導入することが、業務効率化を図る上で最も重要だと言えます。

ここでは、資料作成時に欠かすことのできないPDFツールを紹介します。

 

Adobe Acrobat DC

 

世界中で活用されている、PDFソリューションです。PDFの作成・編集はもちろんのこと、Microsoft Officeファイルや画像ファイルをPDFに変換する機能や、作成したPDFをwebやアプリで共有・レビューが行える機能など、業務効率を格段に上げることができます。

 

 

詳細はこちらをご覧ください。

 

『テレワークで便利に活用︕  Adobe Acrobat の機能』

 

まとめ

働き方改革の鍵を握る労働生産性を向上する方法をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。少子高齢化が進み、労働力が不足する日本では生産性を高めることが欠かせません。ここでご紹介した方法を参考にながら、ぜひパフォーマンスの高い組織を目指してください。。

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