文書業務にまつわる様々な課題

文書業務にまつわる様々な課題
必要な文章がすぐ見つからない
煩雑になりがちな文章の確認作業
時間のかかる承認・契約締結業務
情報漏洩や改ざんへの不安
あらゆる文書を一元管理、すぐに検索
あらゆる文書を一元管理、すぐに検索

あらゆる文書を一元管理、すぐに検索

Word, Excel, PowerpointやCADなどの業務で取り扱う様々、かつ膨大な量の文書をPDFに変換することで、ご自身はもちろん、共有相手もデバイスやOSを問わず、確実に閲覧することができます。 紙で残されている資料も、スキャンや撮影でデジタル化する際に、OCR処理を行うことでキーワードで検索可能なPDFに変換できます。文書内の特定な文字列や、特定の場所に保存されたすべてのPDFの場所を検索することができます。 また、国際標準化規格(ISO)に準拠した信頼性の高いPDFを作成することで、長期にわたって安心して保管、活用いただけます。

あらゆる文書を一元管理、すぐに検索

Word, Excel, PowerpointやCADなどの業務で取り扱う様々、かつ膨大な量の文書をPDFに変換することで、ご自身はもちろん、共有相手もデバイスやOSを問わず、確実に閲覧することができます。 紙で残されている資料も、スキャンや撮影でデジタル化する際に、OCR処理を行うことでキーワードで検索可能なPDFに変換できます。文書内の特定な文字列や、特定の場所に保存されたすべてのPDFの場所を検索することができます。 また、国際標準化規格(ISO)に準拠した信頼性の高いPDFを作成することで、長期にわたって安心して保管、活用いただけます。
関係者とスムーズに共同作業

関係者全員がPDF上で正確な情報を共有

Document Cloudの共有サーバーを介して、関係するメンバー全員がリアルタイムで文書を共有し、相互に注釈を書き込めるため、情報の伝達と認識合わせがスムーズに行えます。また、文書の新旧バージョンを自動的に比較し、相違点をハイライト表示するため、変更箇所の確認作業も容易になります。CADソフトがなくても、無料のAcrobat Readerを使って図面の内容や寸法を正確に確認できる他、大容量のファイルをクラウド経由で送信し、スマートフォンやタブレットでも容易に文書の内容を確認できます。
関係者とスムーズに共同作業

関係者全員がPDF上で正確な情報を共有

 
Document Cloudの共有サーバーを介して、関係するメンバー全員がリアルタイムで文書を共有し、相互に注釈を書き込めるため、情報の伝達と認識合わせがスムーズに行えます。また、文書の新旧バージョンを自動的に比較し、相違点をハイライト表示するため、変更箇所の確認作業も容易になります。CADソフトがなくても、無料のAcrobat Readerを使って図面の内容や寸法を正確に確認できる他、大容量のファイルをクラウド経由で送信し、スマートフォンやタブレットでも容易に文書の内容を確認できます。
電子サイン機能でスピーディに署名
電子サイン機能でスピーディに署名

電子サイン機能でスピーディに署名

承認者や取引相手がどこにいても、電子サイン機能を使うことですばやく署名を受け取ることができます。また、デジタル化することで印刷や郵送、印紙などにかかっていたコストを削減でき、書類の保管場所も不要になります。 署名依頼した文書は進捗をリアルタイムで確認でき、すべての履歴を監査証跡として記録できます。そしてアドビの電子サインは法的に有効で、高度なセキュリティで文書を保護できるため、文書の長期保存にも適しています。

電子サイン機能でスピーディに署名

承認者や取引相手がどこにいても、電子サイン機能を使うことですばやく署名を受け取ることができます。また、デジタル化することで印刷や郵送、印紙などにかかっていたコストを削減でき、書類の保管場所も不要になります。 署名依頼した文書は進捗をリアルタイムで確認でき、すべての履歴を監査証跡として記録できます。そしてアドビの電子サインは法的に有効で、高度なセキュリティで文書を保護できるため、文書の長期保存にも適しています。
「PDFは編集できない」は間違えです。

「PDFは編集できない」は間違えです

PDFは編集可能なフォーマットですので、適宜セキュリティレベルを調整しましょう。パスワードによる暗号化でPDFへのアクセスや操作を制御できるとともに、PDFそのものにもセキュリティを設定できるため、ファイルがファイアウォール外に出た場合も安全性を確保できます。 また、デジタルID(電子証明書)による電子署名と暗号化で、文書の作成・発行元を保証し、不正な改ざんを防ぐことができます。
「PDFは編集できない」は間違えです。

「PDFは編集できない」は間違えです

PDFは編集可能なフォーマットですので、適宜セキュリティレベルを調整しましょう。パスワードによる暗号化でPDFへのアクセスや操作を制御できるとともに、PDFそのものにもセキュリティを設定できるため、ファイルがファイアウォール外に出た場合も安全性を確保できます。 また、デジタルID(電子証明書)による電子署名と暗号化で、文書の作成・発行元を保証し、不正な改ざんを防ぐことができます。

 

導入事例

 

Acrobat DCを活用して業務効率化やコスト削減をした企業をご紹介します。

何より正確性が求められる医療業界。Arthrex社はAcrobat DCを導入し、医療製品の説明資料作成のプロセスを4週間から4日以内に短縮しました。

株式会社日立製作所では、グループ各社のライセンス管理を一元化し、セキュリティを担保しながらユーザーが手軽にクラウドサービスを利用しています。

製造業界向けAcrobat DC活用ガイド

 

製造業特有の文章管理にまつわる課題を解決する具体的な方法をご紹介していきます。

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