Unterschrift in Word einfügen: So einfach geht’s.

Was dich erwartet:

• Digitale Unterschriften – wichtiger denn je.
• Eine Unterschrift als Grafik in Word einfügen.
• Eine Unterschrift via Touchpad in Word einfügen.
• Eine Signaturzeile in ein Word-Dokument einsetzen.
• Unterschriften in Word – rechtsgültig oder nicht?
• Häufig gestellte Fragen.

Digitale Unterschriften – wichtiger denn je.

Unser Arbeitsleben und unser Alltag werden immer digitaler. Das hat auch viele Vorteile: Der Papiereinsatz und -verbrauch wird reduziert, der Zugriff auf digitale Dokumente ermöglicht schnellere Arbeitsabläufe und Reaktionszeiten verkürzen sich. Auch Unterschriften gibt es heute in digitaler Form: Eine digitale Signatur bzw. eine elektronische Unterschrift macht Dokumente rechtsgültig. Eine handschriftliche Unterschrift, die in einem digitalen Dokument platziert wird, ist zwar nicht rechtssicher, sorgt aber dafür, dass ein Dokument eine persönliche Note bekommt. Letzteres funktioniert auch in Microsoft Word – wir zeigen dir, wie das funktioniert.

Eine Unterschrift als Grafik in Word einfügen.

Eine Grafik einzubinden ist eine Möglichkeit, eine Unterschrift in einem Word-Dokument zu platzieren. Dazu benötigst du einen Scanner oder ein Smartphone. Setze deine handschriftliche Unterschrift auf ein weißes Blatt Papier. Am besten nutzt du dazu einen dunklen Stift, sodass deine Unterschrift auch deutlich erkennbar ist.

Im nächsten Schritt scannst du das weiße Blatt Papier mit deiner Unterschrift ein oder fotografierst die Unterschrift mit deinem Smartphone ab. Mit der kostenlosen App Adobe Scan kannst du dein Dokument mit deiner Unterschrift einscannen. Dir stehen einige Bearbeitungsmöglichkeiten wie etwa Zuschnitt und Farbkorrektur zur Verfügung. Anschließend kannst du deinen Scan als Bild im JPG-Format abspeichern.

Wenn du deine Unterschrift anderweitig einscannst oder abfotografierst, kannst du deinen Scan oder dein Foto mit einem Bildbearbeitungsprogramm (beispielsweise mit Adobe Photoshop) öffnen und den Bereich ausschneiden, der deine Unterschrift enthält. Den Bildausschnitt mit deiner Unterschrift speicherst du nun als PNG- oder JPG-Format ab.

In Microsoft Word kannst du nun über den Befehl „Einfügen“ und „Bilder“ das Bild deiner Unterschrift einsetzen. Microsoft Word bietet dir zudem noch einige Möglichkeiten, das Bild zu verkleinern und korrekt zu platzieren.

Eine Unterschrift via Touchpad in Word einfügen.

Du hast ein Touchpad oder Grafiktablett zur Hand? Die neueren Versionen von Microsoft Office haben eine integrierte Funktion, sodass du deine Unterschrift direkt in deinem Dokument erstellen kannst. Dazu öffnest du den Menüpunkt „Zeichnen“ und die Funktion „Zeichenbereich“.

Wähle aus verschiedenen Zeichentools den passenden „Stift“ für deine Unterschrift und setze mit dem Touchpad oder dem Stift deines Grafiktabletts deine Unterschrift in den Zeichenbereich. Den Zeichenbereich kannst du dann an die Position in deinem Dokument verschieben, an der die Unterschrift eingebunden werden soll.

Eine Signaturzeile in ein Word-Dokument einsetzen.

Die beiden bereits genannten Methoden sind vor allem dann praktisch, wenn du das Word-Dokument digital oder per E-Mail versenden möchtest. Wenn du dein Word-Dokument ausdruckst und per Hand unterschreibst, kannst du eine Signaturzeile einfügen. Eine solche Signaturzeile oder Unterschriftzeile lässt dein Dokument gleich viel professioneller aussehen.

Um eine Signaturzeile einzusetzen, gehst du in Word auf den Menüpunkt „Einfügen“ und wählst die Funktion „Signaturzeile“. Im sich öffnenden Fenster „Signatureinrichtung“ kannst du nun einen Namen und einen Titel hinzufügen. Mit Klick auf „OK“ wird deinem Dokument nun eine Signaturzeile, also eine Linie für deine Unterschrift, hinzugefügt – inklusive der Namen und Titel, die du eingegeben hast. Wenn du dein Dokument nun ausdruckst, kannst du es handschriftlich unterschreiben. Selbstverständlich kannst du auch mehrere Signaturzeilen hinzufügen, wenn dein Dokument von mehreren Personen unterschrieben werden soll.

Unterschriften in Word – rechtsgültig oder nicht?

Mit der eIDAS-Verordnung des Europäischen Parlaments sind elektronische Unterschriften und digitale Signaturen seit 2016 anerkannt und standardisiert. Solche sogenannten fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signaturen sind einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und damit rechtswirksam. Vor Gericht sind solche digital signierten Dokumente gültig, da sichergestellt wird, dass der oder die Unterzeichnende eindeutig identifiziert werden kann und zudem garantiert wird, dass nach der Unterzeichnung keine Änderungen am Dokument vorgenommen wurden. Eine eingescannte oder abfotografierte Unterschrift oder die Unterschrift via Touchpad oder Grafiktablett können diese Kriterien nicht erfüllen und sind somit auch nicht rechtswirksam.

Ist eine eingescannte oder abfotografierte Unterschrift rechtsgültig?

Eine Unterschrift, die als Grafik in ein Word-Dokument eingesetzt wird oder via Touchpad oder Grafiktablett im Dokument platziert wird, ist rechtlich nicht anerkannt, da nicht sichergestellt werden kann, dass das Dokument nach Unterzeichnung nicht verändert wurde und die eingescannte Unterschrift nicht fälschungssicher ist. Wenn du ein Dokument rechtsgültig unterzeichnen möchtest, empfehlen wir dir eine handschriftliche Unterschrift oder das Einbinden einer fortgeschrittenen bzw. qualifizierten elektronischen Signatur.