Daten in der Cloud speichern: Wie sicher sind Clouds für Kleinunternehmen?

Egal ob du ein neues Startup-Unternehmen gründen möchtest, Freiberufler/-in bist oder bereits seit vielen Jahre ein Kleinunternehmen führst. Wenn du deine Daten richtig sichern möchtest, dann ist die Cloud die passende Lösung.

Online-Clouds bieten dir eine der einfachsten und praktischsten Arten der Datensicherung. Die webbasierte Lösung kann viele Vorteile mit sich bringen: Sie ist sehr anpassungsfähig, ermöglicht dir flexiblere Kollaborationen, erfordert keine Updates und spart eine Menge Papier und Speicherplatz auf deiner Festplatte. Doch wie sicher ist die Cloud-Buchhaltung wirklich?

 

Etablierte Cloud-Serviceunternehmen wie Dropbox speichern deine Daten in verschlüsselter Form in sogenannten Serverfarmen. Die Sicherheitsmaßnahmen der Cloud-Anbieter sind in den meisten Fällen deutlich umfangreicher als die eines privaten PCs und somit eine großartige Option zum sicheren Abspeichern deiner Daten.

Wie funktioniert ein Cloud-Speicher?

Bevor wir die Fragen beantworten, müssen wir erst klären was eine Cloud ist. Bei diesem Begriff handelt es sich um einen digitalen Speicherplatz. Du speicherst deine Cloud-Daten mit ihnen nicht in einem lokalen Ordner, sondern auf externen Servern in den Rechenzentren eines Online-Cloud-Anbieters. Zugriff auf deine Dateien erhältst du mithilfe deines Benutzernamens oder deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort.

 

Hier kannst du deine Daten manuell speichern:

  1. Logge dich ein
  2. Wähle das richtige Dokument aus deinem örtlichen Ordner aus
  3. Lade es hoch

 

Nach dem Einrichten deiner Cloud kannst du lokale Dokumente mit dieser synchronisieren, sodass Dateien sowohl auf deiner Festplatte als auch automatisch in der Cloud gespeichert werden. Beim synchronisierten Speichern wird stets die neueste Version eines Dokuments hochgeladen.

Auch wenn du Veränderungen am Dokument vornimmst, wird nach jedem Speichern die aktuelle Version hochgeladen – beim synchronisierten Verfahren musst du bearbeitete Texte oder Fotos daher nicht erneut manuell hochladen.

 

Anders als beim Speichern auf einer örtlichen Festplatte kannst du von überall auf der Welt auf deine Fotos, Texte, Videos und weitere digitalen Unterlagen zugreifen. Deine Cloud-Daten werden verschlüsselt auf mehreren Servern verteilt gespeichert. Du hast also die volle Kontrolle darüber, wer auf sie zugreifen kann. 

Wie können Kleinunternehmer Cloud-Speicher nutzen?

 

Cloud Computing kann viele Vorteile mit sich bringen. Viele Unternehmen nutzen die Technologie bereits, um effizienter arbeiten zu können. Doch wie genau kannst du als Kleinunternehmer/-in oder Freiberufler/-in diese Vorteile nutzen?

 

Lebende Dokumente

Cloudbasierte Office-Tools machen die Zusammenarbeit leichter. So können mehrere Mitarbeiter/-innen ganz leicht gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten.

 

Dateien müssen nicht mehr per E-Mail hin- und hergeschickt werden, sondern können von allen Befugten gleichzeitig bearbeitet werden. So kannst du alles von Verträgen zu Informationen, Rechnungen, Designideen und Marketingmaterial ganz leicht mit anderen austauschen.

 

Ortsunabhängiges Arbeiten

Daten in der Cloud zu speichern, bedeutet ortsunabhängiges Arbeiten. Du und deine Mitarbeiter/-innen können überall und mit jedem Gerät auf Dokumente zugreifen. Das vereinfacht das Infrastrukturmanagement enorm und macht auch die Arbeit im Home-Office zum Kinderspiel.

 

Du bist selbstständig und im Urlaub fällt dir plötzlich ein, dass du einem Klienten noch ein Dokument schicken wolltest? Du kannst auch mit deinem Smartphone auf deinen Cloud-Speicher zugreifen und den Fehler beheben. So musst du niemanden vertrösten, sondern kannst direkt handeln. Alles, was du dafür brauchst, ist Zugriff auf das Internet.

 

Unterschriften auch digital möglich

Auch wenn du eine Unterschrift für ein Dokument brauchst, musst du dieses weder faxen noch ausdrucken und per Post verschicken.  

Mit Adobe Sign kannst du Dokumente, Verträge und Formulare, die unterschrieben werden sollen, z.B. direkt aus der Dropbox versenden. Dabei wird jeder Schritt des Prozesses genau protokolliert und unterschriebene Dokumente landen wieder automatisch in deiner Dropbox. 

 

Skalierbare Infrastruktur

Wenn du einen Online-Handel betreibst, kann ein traditioneller Server bei einem hohen Besucheraufkommen schnell überlastet werden. Deine Seite lädt unter Umständen nur noch sehr langsam oder gar nicht mehr.

 

Bei einer cloudgehosteten Infrastruktur können sogenannte Failover-Systeme einspringen, falls der Host-Server überlastet werden sollte. Dieser Backup-Mechanismus sorgt dafür, dass automatisch zu einem anderen Server gewechselt wird, um mit dem erhöhten Besucheraufkommen fertig zu werden.

 

In einem solchen Fall zahlst du auch nur für die wirklich beanspruchte Serverlast.

Wie sicher sind deine Daten in der Cloud?

Grundsätzlich gilt, dass deine Daten vor allem als Kleinunternehmer/-in mit großer Wahrscheinlichkeit auf den Servern eines Cloud-Anbieters besser geschützt sind als auf deiner Festplatte.

 

Wirst du das Opfer eines Malware- oder Phishing-Angriffs, dann können Hacker ganz leicht die Daten deiner Privatgeräte abgreifen. Wird dein Gerät etwa mit Ransomware infiziert, kann der Angreifer deine Dateien oder dein gesamtes Computersystem verschlüsseln, sodass du keinen Zugriff mehr darauf hast. Der Angreifer bietet dann für ein Lösegeld die Entschlüsselung an.

 

Clouds schützen dich auf verschiedenen Wegen vor solchen Angriffen:

 

Verschlüsselungen

Cloud-Anbieter müssen die richtige Balance finden: Zum einen sollen die Daten für Befugte schnell und leicht zugänglich sein; andererseits müssen die Daten vor Unbefugten gut gesichert sein. Das wird zum einen dadurch erreicht, dass die Server sich üblicherweise in gut gesicherten Lagerhallen befinden und zum anderen werden hochgeladene Dateien durch Verschlüsselung unkenntlich gemacht, was Hackern einen Angriff enorm erschwert.

 

Updates

Im Alltag kann es schnell passieren, dass man ein Software-Update vergisst oder aufschiebt, sodass dein Sicherheitssystem nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist. Dein Cloud-Anbieter übernimmt diese Aufgabe für dich, denn konsequente Sicherheits-Updates sind ein Muss. Auch integrierte Firewalls schützen deine Cloud-Buchhaltung, indem sie verdächtigen Datenverkehr herausfiltern.

 

Backups

Bei Stromausfall oder einer Naturkatastrophe sind deine Daten ebenfalls sicher, denn die meisten Anbieter verfügen über sogenannte redundante Systeme. Das bedeutet, dass deine Cloud-Daten mehrfach kopiert und in unterschiedlichen Rechenzentren gespeichert werden. Es gibt also mehrere Backups.

 

Die meisten Cloud-Provider arbeiten auch mit externen Sicherheitsfirmen zusammen, die die Server und Software regelmäßig prüfen, damit sie stets auf dem neuesten Stand sind, um deine Dateien vor den neugierigen Blicken Unbefugter zu schützen. 

Cloud-Speicher: die Vorteile

Seine Dokumente einfach in der Cloud zu speichern, kann sehr praktisch sein. Diese Vorteile kannst du mit einem Cloud-Speicher genießen:

 

  • Datenzugriff immer und überall: Egal ob du dich im Büro, im Zug nach Hause oder aber in einem Café in Australien befindest – solange du eine Internetverbindung hast, kannst du auch auf deinen Dateien in der Online Cloud zugreifen.
  • Mehr Flexibilität: Du kannst deine gewünschten Cloud-Dienste individuell zusammenstellen. So zahlst du auch nur für die Dienste, die du auch wirklich benötigst.
  • Bessere Zusammenarbeit möglich: Du kannst selbst entscheiden, wem du Zugang zu deinen gespeicherten Dateien geben möchtest. So könnt ihr Dateien gemeinsam bearbeiten – oder aber auch einfach nur schnell und unkompliziert Urlaubsbilder austauschen.
  • Weniger Aufwand: Der Cloud-Provider übernimmt Wartungskosten, Sicherheits-Updates, etc. Außerdem musst du nicht extra IT-Personal einstellen. Das spart Kosten und Aufwand.
  • Mehr Speicherkapazität: Die Rechenzentren der renommierten Anbieter sind extrem leistungsfähig; du bist also nicht mehr nur auf die Ressourcen deines eigenen Rechners angewiesen.

 

Die Nachteile der Cloud

 

  • Du bist auf eine Internetverbindung angewiesen: Cloud-Daten können nur mit einer Internetverbindung abgerufen werden. Das kann in einigen ländlichen Regionen eine Herausforderung darstellen.
  • Dein Passwort sollte sicher sein: Du kannst dich mit deinem Online-Konto beim Cloud-Provider einloggen. Das Passwort dafür legst du selbst fest. Deshalb ist es wichtig, dass du ein sicheres Passwort auswählst und es regelmäßig änderst.

Der beste Cloud-Anbieter für dein Unternehmen

 

Wenn du den besten Cloud-Anbieter für dein Unternehmen aussuchst, solltest du einige Faktoren berücksichtigen.

 

Stelle zuerst ein Budget zusammen. Die meisten Provider bieten einen festgelegten Freibetrag; für zusätzlichen Speicherplatz musst du aber extra bezahlen. Das kann vor allem für Design-Unternehmen, die viel mit grafischen Materialien arbeiten, wichtig sein, da solche Dateien mehr Speicherplatz benötigen.

 

✓ Prüfe die Sicherheitsanforderungen. Verschlüsselung ist wichtig, aber sollte nicht die einzige Sicherheitsvorkehrung sein. Hier sollte kein Kompromiss eingegangen werden, denn deine Cloud-Buchhaltung sollte mithilfe der neuesten Technologien gegen Datendiebstahl gesichert sein.

 

✓ Überprüfe den Standort der Server. Nicht in allen Ländern werden die Compliance-Anforderungen des deutschen und europäischen Datenschutzes erfüllt. Frage beim Provider nach, wo genau sich die Server befinden.

 

✓ Wähle einen Provider, der mit deinem Unternehmen wächst. Möglicherweise hast du in einigen Jahren andere Ansprüche, die dein Cloud-Anbieter ebenfalls erfüllen sollte. Mache dir also im Voraus Gedanken über mögliche Zukunftspläne.

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